Pazaryerinde oluşan bir siparişin mağaza paneline düşmemesi, hazırlık sürecini geciktirir, kargoya verme süresinin aşılmasına ve satıcı performans puanının düşmesine yol açabilir. Bu durumda ilk tepki genellikle entegrasyonu yeniden başlatmak veya siparişleri toplu olarak tekrar çekmek olur. Ancak sorunun nedeni bilinmeden yapılan bu işlemler, aynı siparişin iki kez kaydedilmesine ve stoğun iki kez düşmesine neden olabilir.
Bu rehberde kozmetik ve kişisel bakım ürünleri satan bir mağaza örneği üzerinden siparişi doğru hesapta bulmayı, sipariş durumunun aktarım kapsamına girip girmediğini kontrol etmeyi, aktarımın hangi aşamada durduğunu tespit etmeyi ve yeniden aktarımda çift kaydı önlemeyi anlatıyoruz.
Siparişi doğru satıcı hesabında ve tarih aralığında bulun
İlk adım, siparişin gerçekten var olduğunu ve doğru yerde arandığını doğrulamaktır. İşletmenin birden fazla pazaryeri hesabı varsa, siparişin hangi hesapta oluştuğunu kontrol edin. Trendyol ve Hepsiburada’da ayrı mağazalarınız varsa veya aynı pazaryerinde iki farklı markayla satış yapıyorsanız, siparişin bağlı olmayan bir hesapta oluşmuş olması mümkündür.
Satıcı panelinde siparişi sipariş numarasıyla arayın ve oluşturulma tarihini, saatini ve durumunu not edin. Mağaza panelinde aynı siparişi ararken tarih filtresinin doğru aralığı kapsadığından emin olun. Pazaryerinin saat dilimi ile mağaza panelinin saat dilimi farklıysa, gece yarısına yakın oluşan siparişler farklı bir günde görünebilir.
Mağaza panelinde siparişi pazaryeri sipariş numarasıyla, müşteri adıyla ve ürün koduyla ayrı ayrı arayın. Sipariş panelde var ama farklı bir numarayla kaydedilmiş olabilir. Bazı entegrasyonlar pazaryeri sipariş numarasını ayrı bir alanda tutar ve mağaza panelinde kendi sipariş numarasını oluşturur.
Arama sonucunu kaydedin: “Trendyol mağazası, sipariş 1234567, 9 Kasım 23.48, durum Yeni; mağaza panelinde pazaryeri numarasıyla bulunamadı.” Bu kayıt, sonraki adımlarda nereye bakacağınızı belirler ve sorun çözüldüğünde ne olduğunu belgelemenizi sağlar.
Sipariş durumunun aktarım kapsamına girip girmediğini kontrol edin
Entegrasyonlar genellikle her sipariş durumunu aktarmaz. Örneğin yalnızca ödemesi onaylanmış ve hazırlanmaya hazır siparişler aktarılırken, ödeme onayı bekleyen, iptal edilen veya müşteri tarafından değiştirilen siparişler aktarım dışında kalabilir. Siparişin pazaryerindeki durumunu entegrasyonun aktardığı durumlarla karşılaştırın.
Pazaryerinde sipariş, ödeme kontrolü veya dolandırıcılık incelemesi nedeniyle bir süre bekleme durumunda kalabilir. Bu süre içinde sipariş satıcı panelinde görünür ama aktarım kapsamına girmez. Sipariş bu durumdan çıktığında bir sonraki aktarım döngüsünde mağaza paneline düşmesi beklenir.
Entegrasyon ayarlarında hangi durumların aktarıldığını gösteren bir liste varsa bunu inceleyin. Liste yoksa, entegrasyonun dokümantasyonundan veya destek ekibinden bilgi alın. Bu bilgiyi bir tabloya yazmak, ileride benzer sorunlarda hızlıca karar vermenizi sağlar.
| Pazaryerindeki durum | Aktarım kapsamında mı? | Beklenen davranış |
|---|---|---|
| Ödeme onayı bekleniyor | Hayır | Onaylandığında aktarılır |
| Yeni / hazırlanacak | Evet | Bir sonraki döngüde panele düşer |
| Müşteri tarafından iptal edildi | Hayır | Panele düşmez; daha önce düştüyse iptal durumu iletilir |
| Kargoya verildi | Kurulan akışa göre | Panelde zaten varsa durumu güncellenir |
Tablodaki durumlar örnek amaçlıdır; pazaryerlerinin durum adları ve entegrasyonun davranışı farklılık gösterebilir.
Bağlantının doğru mağaza için sipariş okuyabildiğini doğrulayın
Sipariş aktarım kapsamındaysa ve hâlâ panelde görünmüyorsa, entegrasyonun pazaryeri hesabına erişimini kontrol edin. Erişim bilgilerinin süresi dolmuş, anahtar yenilenmiş veya hesap yetkisi değiştirilmiş olabilir. Bu durumda yalnızca bu sipariş değil, belirli bir zamandan sonraki tüm siparişler aktarılmamış olur.
Son başarılı aktarımın zamanını kontrol edin. Mağaza panelinde bu pazaryerinden gelen en son siparişin oluşturulma zamanına bakın. Son sipariş üç gün önce geldiyse ve pazaryerinde o tarihten sonra çok sayıda sipariş varsa, sorun büyük olasılıkla bağlantıdadır, tek bir siparişte değil.
Bağlantıyı test etmek için entegrasyonun sunduğu bağlantı kontrolünü veya yalnızca okuma yapan bir işlemi kullanın. Hata alırsanız, hata mesajını kaydedin ve erişim bilgilerini satıcı panelindeki güncel bilgilerle karşılaştırın. Erişim bilgilerini paylaşmadan, yalnızca entegrasyonun ayar ekranında güncelleyin.
Birden fazla mağaza bağlıysa, entegrasyonun hangi mağazanın bilgileriyle çalıştığını kontrol edin. İki mağazanın erişim bilgileri yanlışlıkla yer değiştirmişse, bir mağazanın siparişleri diğer mağazanın kaydı altında görünebilir veya hiç görünmeyebilir.
Aktarım kaydında siparişin hangi aşamada durduğunu bulun
Bağlantı çalışıyorsa, entegrasyonun işlem kayıtlarında sipariş numarasını arayın. Sipariş aktarımı genellikle birkaç aşamadan geçer: pazaryerinden siparişin okunması, ürünlerin mağaza panelindeki ürünlerle eşleştirilmesi, müşteri ve adres bilgilerinin oluşturulması ve sipariş kaydının oluşturulması.
Sipariş okunmuş ama ürün eşleştirmesinde takılmışsa, siparişteki ürünün barkodu veya satıcı ürün kodu mağaza panelindeki hiçbir ürünle eşleşmiyor olabilir. Örnek mağazada “NEM-KRM-50” kodlu 50 ml nemlendirici krem, mağaza panelinde yakın zamanda “NEM-KRM-050” olarak yeniden kodlandıysa, pazaryerinden gelen sipariş bu ürünü bulamaz ve aktarım durur.
Ürün eşleşmiş ama sipariş kaydı oluşturulamamışsa, eksik veya geçersiz bir bilgi olabilir. Adres alanlarının uzunluk sınırını aşması, il veya ilçe adının mağaza panelindeki listeyle eşleşmemesi ya da telefon numarasının beklenen biçimde olmaması bu tür hatalara yol açabilir.
Siparişte birden fazla ürün varsa ve yalnızca bazı ürünler aktarılmışsa, eksik kalan ürünün eşleştirmesini ayrıca kontrol edin. Eksik ürün kalemiyle hazırlanan bir sipariş, müşteriye eksik gönderime yol açar.
Yeniden aktarımda çift siparişi önleyin
Sorunun nedenini bulup düzelttikten sonra siparişin yeniden aktarılması gerekir. Bu aşamada en büyük risk, sipariş aslında daha önce kısmen aktarılmışsa ikinci bir kaydın oluşmasıdır. Çift sipariş kaydı, stoğun iki kez düşmesine, aynı siparişin iki kez hazırlanmasına ve muhasebe kayıtlarında tutarsızlığa yol açar.
Yeniden aktarımdan önce mağaza panelinde siparişin hiçbir biçimde kaydedilmediğini doğrulayın. Pazaryeri sipariş numarası, müşteri adı, ürün kodu ve tutarla ayrı ayrı arama yapın. Taslak, beklemede veya hatalı durumda bir kayıt varsa, yeni bir aktarım yerine bu kaydı tamamlamak gerekebilir.
Entegrasyonun aynı pazaryeri sipariş numarasıyla ikinci bir kayıt oluşturmayı engelleyip engellemediğini öğrenin. Böyle bir koruma varsa yeniden aktarım güvenlidir; yoksa yeniden aktarım öncesinde yukarıdaki kontroller zorunludur.
Stok hareketlerini de kontrol edin. Sipariş kaydı oluşmamış ama stok düşmüşse, yeniden aktarım stoğu bir kez daha düşürür. Örnek mağazada nemlendirici kremin stoğu 30’dan 28’e düşmüş ama sipariş kaydı yoksa, aktarımdan önce stok hareketini incelemek ve gerekirse düzeltmek gerekir.
Tek siparişte nedeni doğrulayıp sınırlı yeniden deneme yapın
Birden fazla sipariş aktarılmadıysa, önce tek bir siparişle başlayın. Ürün kodu eşleştirmesini düzelttikten sonra yalnızca bu siparişi yeniden aktarın ve sonucu kontrol edin. Sipariş panele doğru biçimde düştüyse, stok tek kez düştüyse ve ürün kalemleri eksiksizse, aynı düzeltmeyle diğer siparişleri aktarabilirsiniz.
Toplu yeniden aktarım yapmadan önce kapsamı tarih aralığı ve sipariş durumuyla sınırlayın. Son bir haftanın tüm siparişlerini yeniden çekmek yerine, yalnızca aktarılmamış olduğu doğrulanan siparişleri seçin. Aktarım sonrası mağaza panelindeki sipariş sayısını pazaryerindeki sipariş sayısıyla karşılaştırın.
Aktarım tamamlandığında hazırlık ekibini bilgilendirin. Geciken siparişlerin kargoya verme süresi yaklaşıyor veya geçmiş olabilir; bu siparişleri önceliklendirin ve gerekirse pazaryerinin satıcı destek kanalı üzerinden gecikmeyi bildirin.
Yeniden aktarım öncesi kontrol listesi
Yeniden aktarım yapmadan önce şu soruları cevaplayın:
- Sipariş doğru pazaryeri hesabında ve doğru tarih aralığında arandı mı?
- Siparişin durumu aktarım kapsamında mı?
- Bağlantı çalışıyor ve son başarılı aktarım zamanı biliniyor mu?
- Aktarımın hangi aşamada durduğu işlem kaydından tespit edildi mi?
- Mağaza panelinde sipariş taslak, beklemede veya farklı numarayla kayıtlı değil mi?
- Bu sipariş için stok hareketi daha önce oluşmuş mu?
- Düzeltme önce tek siparişte denendi mi?
- Hazırlık ekibi gecikmeli siparişler hakkında bilgilendirildi mi?
Bu listeyi entegrasyon sorunlarını çözen herkesin erişebileceği bir yerde tutun. Sorun çözüldükten sonra nedeni ve çözümü kısa bir notla listeye ekleyin; zamanla en sık karşılaşılan nedenler ve çözümleri içeren bir başvuru kaynağı oluşur.
Sorunun tekrarlanmasını erken fark edin
Aktarım sorunlarını müşteri şikâyetinden veya kargo gecikmesinden önce fark etmek için günlük bir kontrol yapın. Her gün belirli bir saatte pazaryerlerindeki yeni sipariş sayısını mağaza panelindeki aynı dönemin sipariş sayısıyla karşılaştırın. Fark varsa hemen inceleyin.
Ürün kodlarında değişiklik yaparken pazaryeri eşleştirmelerini de güncelleyin. Örnek mağazadaki sorun, mağaza panelinde ürün kodunun değiştirilip pazaryeri kaydının güncellenmemesinden kaynaklandı. Ürün kodu değişikliklerini bir değişiklik kaydına yazmak ve pazaryeri eşleştirmelerini aynı gün kontrol etmek, bu tür sorunları önler.
AveksaSoft demosunda sipariş kontrolünü çalıştırın
AveksaSoft ile e-ticaret sitesi kuran işletmeler, demo görüşmesinde pazaryeri siparişlerinin mağaza paneline nasıl aktarıldığını, işlem kayıtlarında bir siparişin nasıl aranacağını ve yeniden aktarımda çift kaydın nasıl önlendiğini birlikte inceleyebilir. Bir test siparişini iki panelde karşılaştırmak, canlı kullanımda karşılaşılabilecek sorunlara hazırlıklı olmanızı sağlar.
Sık sorulan sorular
Sipariş satıcı panelinde görünüyor ama mağaza panelinde neden yok?
Siparişin durumu aktarım kapsamı dışında olabilir, bağlantı erişimi kesilmiş olabilir veya siparişteki ürün mağaza panelindeki ürünlerle eşleşmiyor olabilir. Önce sipariş durumunu, ardından son başarılı aktarım zamanını ve işlem kaydını kontrol edin.
Aynı siparişi tekrar aktarmak çift kayıt oluşturur mu?
Entegrasyonun aynı pazaryeri sipariş numarasıyla ikinci kayıt oluşturmayı engelleyip engellemediğine bağlıdır. Yeniden aktarımdan önce siparişin panelde hiçbir biçimde kayıtlı olmadığını ve stok hareketi oluşmadığını doğrulayın.
Sipariş geldi ama bir ürün kalemi eksikse nereden başlamalıyım?
Eksik kalemin barkodunu ve satıcı ürün kodunu mağaza panelindeki ürünlerle karşılaştırın. Kod değişikliği, silinmiş bir varyant veya eşleştirilmemiş bir ürün bu soruna yol açabilir.
