E-ticarete yüzlerce ürünle başlamak cazip görünse de çoğu küçük işletme için daha doğru yol, yönetebildiği sayıda ürünle başlamaktır. Az ama eksiksiz hazırlanmış bir katalog; ödeme, stok ve kargo düzeninin gerçekten çalışıp çalışmadığını gösterir ve sonraki ürün gruplarının nasıl hazırlanacağı için şablon oluşturur. Kalabalık ama yarım bilgili bir katalog ise müşteriyi kararsız bırakır, ekibi de sürekli düzeltme yapmak zorunda bırakır.
Bu rehberde Üsküdar’da çekirdek kahve ve demleme ekipmanı satan küçük bir işletmeyi örnek alarak ilk ürünlerin nasıl seçileceğini, satılabilir stoğun nasıl doğrulanacağını ve kataloğun nasıl büyütüleceğini anlatıyoruz.
İlk ürün grubunun ne işe yarayacağını tanımlayın
Başlangıç kataloğu rastgele bir ürün listesi değil, belirli bir müşteri ihtiyacına cevap veren bir seçki olmalıdır. Örnek işletme ilk etapta yalnızca evde filtre kahve demleyen müşterilere yöneliyor: birkaç çekirdek kahve çeşidi, iki farklı demleme ekipmanı ve filtre kâğıdı. Müşteri siteye girdiğinde mağazanın ne sattığını ve ürünlerin birbirini nasıl tamamladığını hemen anlıyor.
Yalnızca fotoğrafı hazır olduğu için alakasız ürünleri aynı gruba koymayın. Espresso makinesi yedek parçası, filtre kahve seçkisinin yanında müşteriyi şaşırtır. Bu tür ürünleri “sonraki aşama” listesine yazın ve neden beklediklerini not edin.
İlk grubun en önemli görevi, sipariş alma ve hazırlama sürecini doğrulamaktır. Ürün kaydı, ödeme, stok düşüşü ve kargo birlikte sorunsuz çalıştığında sonraki ürünler aynı düzenle eklenebilir. Açılış başarısını yayınlanan ürün sayısıyla değil, hatasız tamamlanan sipariş sayısıyla ölçün.
Seçkiyi ekibinizin gerçek kapasitesine göre sınırlayın. Fotoğraf çekecek, açıklama yazacak, stok sayacak ve müşteri sorularını yanıtlayacak kişiler belli olmalıdır. Küçük katalog bu işleri atlamak için değil, her ürünü eksiksiz tamamlamak için tercih edilir.
Elinizdeki ürünleri kaynağıyla birlikte listeleyin
Mevcut ürünlerinizi stok kodu, tedarikçi, seçenekler, fiyat kaynağı ve fiziksel miktar bilgisiyle bir tabloya dökün. Hazırda bekleyen stok, siparişe göre tedarik edilen ürün ve üretim gerektiren ürünü ayrı işaretleyin. Her ürün bilgisinin kim tarafından ve ne sıklıkla güncelleneceğini yazın.
Tedarikçiden gelen fiyat listesindeki her satır, sizin hemen satabileceğiniz bir ürün değildir. Fotoğrafı eksik, paket içeriği belirsiz veya kargoya uygun olmayan ürünleri işaretleyin ve hazırlığını bir sorumluya atayın.
Fiziksel mağaza veya pazaryeri satışınız varsa aynı ürünün her kanalda hangi kodla geçtiğini belirleyin. Benzer isimli iki ürünün aynı ürün olduğunu varsaymayın; “Etiyopya Yirgacheffe 250 g” ile “Etiyopya 250 g” farklı çekirdekler olabilir. Kod eşleştirmesini ilk katalogda doğru kurmak, ileride entegrasyon ve stok aktarımını büyük ölçüde kolaylaştırır.
Tablodan birkaç ürünü seçip rafta fiziksel olarak kontrol edin. Ambalaj üzerindeki ürün adı, gramaj ve son kullanma tarihi tablodaki bilgiyle aynı olmalıdır. Kaynağı belirsiz veya rafta karşılığı bulunmayan satırları açılış kataloğuna otomatik eklemeyin.
İlk ürünleri hazırlık durumuna göre seçin
Bir ürünün ilk gruba girmesi için müşteri ilgisi tek başına yeterli değildir. Bilgisi tamamlanmış, stoğu doğrulanmış ve kargoya hazırlanabilir olması da gerekir. Çok sorulan ama teknik bilgisi doğrulanmamış bir ürünü yayınlamak, sonradan iade ve şikâyet olarak geri döner.
| Ölçüt | Bakılacak kayıt | Karara etkisi |
|---|---|---|
| Müşteri talebi | Mağazada ve telefonda gelen sorular, geçmiş satışlar | Seçkinin odağı |
| Ürün bilgisi | Fotoğraf, gramaj, öğütme seçeneği, açıklama | Sayfanın yayına hazır olması |
| Stok | Sayılmış ve satılabilir miktar | Siparişin karşılanabilmesi |
| Tedarik | Yeniden temin süresi ve kaynak | Müşteriye verilebilecek söz |
| Kargo | Ambalaj, ağırlık, kırılganlık | Operasyon ve maliyet |
Bu tablo bir puanlama aracı değil, karar desteğidir. Kritik bilgisi eksik bir ürün diğer alanlarda ne kadar iyi görünürse görünsün, önce eksik tamamlanmalıdır. Her ürünün neden ilk gruba alındığını bir cümleyle not edin; bu not sonraki seçimlerde size yol gösterir.
Ana ürün sayısıyla satılabilir seçenek sayısını ayrı hesaplayın
Katalogdaki gerçek iş yükü, ana ürün sayısından değil satılabilir seçenek sayısından doğar. Örnek işletme beş çekirdek kahve çeşidiyle başlıyor; her çeşit üç öğütme seçeneğinde (çekirdek, filtre, espresso) ve iki gramajda (250 g, 1 kg) satılırsa tüm kombinasyonlar açıldığında 5 × 3 × 2 = 30 satılabilir seçenek ortaya çıkar.
Her kombinasyonun gerçekten satılıp satılmadığını ayrıca kontrol edin. Belki 1 kg paketler yalnızca çekirdek hâlinde sunuluyordur; bu durumda bazı kombinasyonlar hiç oluşturulmamalıdır. Var olmayan bir seçeneği satışa açmak, karşılanamayan siparişlere yol açar.
Seçeneklerin ayrı fiyatı, stoğu veya fotoğrafı varsa her biri hazırlık listesinde görünmelidir. Giyimde beden, kozmetikte hacim, kahvede gramaj doğru stok koduna bağlanmalıdır. İlk grupta tek seçenekli ürün, çok seçenekli ürün ve set gibi farklı ürün tiplerini birer örnekle temsil etmek, sistemin her tipte doğru çalıştığını görmenizi sağlar.
Satılabilir stoğu sayımla doğrulayın
Siteye girilecek stok miktarı, raftaki toplam miktar değil satılabilir miktardır. Örnek işletmede bir kahve çeşidinden rafta 30 paket bulunsun. Bunlardan 5’i bir kafenin siparişine ayrılmış, 2’si ambalajı hasarlı olduğu için satış dışı bırakılmış olsun. Bu basit düzende siteye girilecek satılabilir miktar 30 − 5 − 2 = 23 pakettir.
Kullandığınız stok programı bu hesabı zaten yapıyorsa aynı düşüşü sitede ikinci kez uygulamayın. Hangi sistemin “ana kaynak” olduğunu baştan belirleyin ve güncellemeleri yalnızca oradan yapın.
Stok birimini de netleştirin. Depoda 10 koli filtre kâğıdı bulunması, sitede 10 adet satılacağı anlamına gelmeyebilir; her kolide 12 paket varsa satış birimi pakettir. Sepetteki birimle depodan çıkan fiziksel ürün aynı olmalıdır.
Sayımda fark çıktığında yalnızca sitedeki rakamı düzeltip geçmeyin. Mağaza satışı, iade veya mal kabulü gibi hareketlerden hangisinin kayda geçmediğini araştırın. Kaynağı bulunmayan fark bir sonraki güncellemede yeniden ortaya çıkar.
Stok bittiğinde ne olacağını baştan kararlaştırın
Bir ürün tükendiğinde satışa kapanacak mı, “stok gelince haber ver” seçeneğiyle mi gösterilecek, yoksa daha uzun hazırlık süresiyle sipariş mi alınacak? Bu kararı ürün bazında verin ve müşteriye açıkça gösterin. Tedarikçinin deposunda bulunan bir ürünü kendi rafınızdaymış gibi “hemen kargoda” diye sunmayın.
Tedarikçi veya kavrulma partisi değiştiğinde ürünün özellikleri değişebilir. Tadım notu, ambalaj veya gramaj farklılaşıyorsa açıklama ve fotoğraf da güncellenmelidir. Hangi değişikliklerde aynı stok kodunun korunacağını, hangilerinde yeni kod açılacağını belirleyin.
Tedarik bilgisinin yanına son kontrol tarihini yazın. Geçen ay iki günde gelen ürünün bu ay da iki günde geleceği garanti değildir. Stok azaldığında tedarikçiyi kimin arayacağını ve müşteriye gösterilen bilginin kim tarafından güncelleneceğini belirleyin.
Başlangıç miktarını operasyon kapasitenizle dengeleyin
Ürün alımının yanında her ürün için fotoğraf, açıklama, ambalaj ve sipariş hazırlığı gerektiğini unutmayın. Katalogdaki her yeni ürün, stok maliyetinden bağımsız olarak düzenli bakım ister: fiyat güncellemesi, stok kontrolü, müşteri sorusu.
Bütçeyi iyimser satış tahminine göre değil, mevcut kaynaklarınıza göre planlayın. Tüm sermayeyi “çok satar” düşüncesiyle tek bir ürün grubuna bağlamak yerine, ilk satış verilerini görene kadar dengeli bir stok tutun. Buradaki amaç belirli bir miktar önermek değil, kararınızın hangi bilgiye dayandığını yazılı hâle getirmektir.
Fiyatları ve kargo koşulunu ilk gruba göre netleştirin
Küçük katalogda her ürünün fiyatı, ürün maliyeti, ödeme komisyonu, ambalaj ve kargo bedeli birlikte düşünülerek belirlenmelidir. Örnek işletmede 250 g paketlerin kargo bedeli ürün fiyatına oranla yüksek kalabilir; bu durumda belirli bir sepet tutarının üzerinde ücretsiz kargo sunmak veya paketleri ikili setler hâlinde satmak değerlendirilebilir.
Fiyatların KDV dahil mi hariç mi gösterildiğini sitede açıkça belirtin ve tüm ürünlerde aynı yöntemi kullanın. Kampanya veya indirim planlıyorsanız indirimli fiyatın hâlâ maliyetleri karşıladığını önceden hesaplayın.
Az sayıda ürünü eksiksiz sayfalarla sunun
Ürün adı, seçenekler, fotoğraflar, gramaj, menşe, kavrum tarihi ve demleme önerisi gibi bilgileri eksiksiz hazırlayın. Kategori yapısını gerçek ürünlerinize göre kurun; içi boş kategoriler veya “yakında” yazan sayfalar bırakmayın.
Tüm ürünlerde ortak bir açıklama şablonu kullanmak, müşterinin ürünleri karşılaştırmasını kolaylaştırır. Şablon, aynı cümlelerin her ürüne kopyalanması anlamına gelmez; yalnızca hangi bilginin hangi başlık altında verileceğini belirler. Her ürün kendi doğrulanmış bilgisiyle doldurulmalıdır.
Telefon ekranında ürünü bulmayı, öğütme ve gramaj seçmeyi ve sepete eklemeyi deneyin. Görsellere ürünü anlatan alternatif metin ekleyin. Yerel ifadeleri yalnızca gerçekten sunduğunuz hizmetlerde kullanın; örneğin “Üsküdar’dan aynı gün teslim” gerçekten varsa yazın.
İlk siparişi küçük katalogla baştan sona deneyin
Farklı öğütme ve gramaj seçenekleriyle iki kahve ve bir demleme ekipmanını sepete ekleyerek deneme siparişi verin. Sepetteki seçeneklerin, ödeme kaydının ve depoda hazırlanan ürünlerin aynı olduğunu kontrol edin. Stokta olmayan seçenek, eksik adres ve sipariş iptali gibi durumları da ayrıca deneyin.
Ödeme sağlayıcısının test ortamını kullanarak gerçek müşteriye bildirim gitmediğinden ve gerçek tahsilat yapılmadığından emin olun. Siparişe ayrılan stoğun iptalde geri dönüp dönmediğini gözlemleyin. Bulunan her sorunu ürün kodu, yapılan işlem ve görülen sonuçla kaydedin; düzeltmeden sonra aynı denemeyi tekrarlayın.
İlk satışlardan öğrenip kataloğu düzeltin
Hangi ürünlerin sorulduğunu, hangi seçeneklerin karıştırıldığını ve hangi siparişlerin hazırlıkta beklediğini kaydedin. Tamamlanan satış, iptal ve iade ayrı ayrı izlenmelidir; yalnızca toplam sipariş sayısına bakmak küçük katalogdaki sorunları gizleyebilir.
Bir ürünle ilgili aynı soru sık geliyorsa önce sayfadaki bilgiyi kontrol edin. Müşteriler sürekli “bu kahve asidik mi?” diye soruyorsa tadım notu eksiktir; yeni ürün eklemek yerine mevcut açıklamayı güçlendirin. Sonraki aşamaya bırakılan ürünleri nedenleriyle birlikte saklayın; geçmiş siparişlerde kullanılmış ürün kayıtlarını silmek yerine satışa kapatın.
Kataloğu kanıtlanmış düzenle genişletin
Yeni bir ürün grubu eklerken ilk grupta işe yarayan kaynak kontrolü, fotoğraf standardı ve stok doğrulamasını aynen uygulayın. Yeni ürün tipi farklı bilgiler gerektiriyorsa (örneğin elektrikli öğütücüde garanti ve voltaj bilgisi) şablonu buna göre genişletin.
AveksaSoft’un Aveksa Start, Aveksa Plus, Aveksa Pro ve Aveksa Kurumsal paketlerini değerlendirirken büyüme planınızı ve veri kaynaklarınızı paylaşın. İleride toplu ürün yükleme, pazaryeri bağlantısı veya tedarikçi XML aktarımı ihtiyacınız olacaksa bunların hangi pakette ve hangi koşulla sunulduğunu demo görüşmesinde örnek ürünlerle doğrulayın.
Görüşmeye ürün seçim tablonuzu ve stok sayım kayıtlarınızı getirmeniz, size uygun başlangıç kapsamının hızla belirlenmesini sağlar.
Sık sorulan sorular
İlk katalog için ideal ürün sayısı nedir?
Herkese uyan bir sayı yoktur. Ürün tipi, seçenek yapısı, bilgi kalitesi ve ekip kapasitesi birlikte belirler. Ekibinizin eksiksiz hazırlayıp güncel tutabildiği ürün sayısı doğru başlangıç sayısıdır.
Ana ürün sayısı iş yükünü gösterir mi?
Göstermez. Her renk, beden, gramaj veya paket seçeneği ayrı stok, fiyat ve bazen ayrı fotoğraf gerektirir. İş yükünü satılabilir seçenek sayısı üzerinden hesaplayın.
Kataloğu ne zaman büyütmeliyim?
İlk ürün grubunda ödeme, stok, kargo ve müşteri iletişimi sorunsuz çalıştıktan sonra. Yeni ürünleri aynı kontrol düzeniyle ekleyin ve farklı ürün tiplerinin ek bilgi ihtiyacını ayrıca değerlendirin.
