Yurt dışına satış yapan bir işletme için ürün sayfasında görünen satış tutarı ile banka hesabına geçen tutar arasında her zaman bir fark vardır. Ödeme kuruluşunun komisyonu, kur dönüşümü ve işlem ücretleri bu farkı oluşturur. Bu kalemleri sipariş bazında takip etmeyen bir işletme, ay sonunda cirosunun yüksek görünmesine rağmen hesabındaki paranın neden az olduğunu anlamakta zorlanır.
Döviz tahsilatını doğru takip etmek, siparişin mağazada oluştuğu andan tutarın banka hesabına geçtiği ana kadar her adımı kayıt altına almak anlamına gelir. Bu yazıda bir siparişin brüt tutarından net tahsilata nasıl ulaşıldığını, iadelerin kayıtlara nasıl yansıtılacağını ve takibi kolaylaştıran yöntemleri ele alıyoruz.
Brüt satıştan net tahsilata: kesinti kalemlerini ayırın
Yurt dışından alınan bir ödemenin hesabınıza ulaşmasına kadar genellikle üç tür kesinti oluşur:
- Ödeme kuruluşu komisyonu: İşlem tutarı üzerinden alınan yüzdelik pay ve varsa işlem başına sabit ücret.
- Kur dönüşüm farkı: Döviz tutarın Türk lirasına çevrilmesi sırasında uygulanan kur ile piyasa kuru arasındaki fark.
- Transfer ve hesap ücretleri: Tahsilatın banka hesabına aktarılması sırasında alınabilecek ek ücretler.
Aşağıdaki tabloda 120 USD tutarındaki örnek bir siparişin brüt tutardan net tahsilata nasıl ulaştığı gösterilmektedir. Oranlar ve kur, hesabı göstermek için seçilmiş örnek değerlerdir.
| Kalem | Tutar | Açıklama |
|---|---|---|
| Brüt satış | 120,00 USD | Müşterinin ödediği toplam |
| Komisyon (%3,5) | −4,20 USD | Ödeme kuruluşu kesintisi |
| İşlem ücreti | −0,40 USD | İşlem başına sabit ücret |
| Net döviz tutarı | 115,40 USD | Dönüşüm öncesi kalan |
| Türk lirası karşılığı (1 USD = 40 TL) | 4.616,00 TL | Hesaba geçen tutar |
*Tablodaki oran ve kur örnektir. Kendi hesabınızda sözleşmenizdeki oranları ve dönüşüm gününün gerçek kurunu kullanın.
İade durumunda döviz kayıtlarını eşleştirin
Döviz ile alınan bir siparişin iade edilmesi, muhasebe açısından en dikkat isteyen durumlardan biridir. Müşteriye ödediği para biriminde iade yapılmalıdır; ancak ödeme alındığı gün ile iade günü arasında kur değişmişse Türk lirası karşılıkları farklı olacaktır.
Örneğin yukarıdaki 120 USD’lik sipariş kargoya verilmeden iptal edilir ve iade yapılırsa şu adımları izleyin:
- İadeyi orijinal para biriminde yapın: Müşterinin kartına 120 USD iade edin; Türk lirası karşılığı üzerinden iade yapmayın.
- Komisyonun durumunu öğrenin: Ödeme kuruluşunun ilk işlemde aldığı komisyonu iade edip etmediğini kontrol edin.
- Kur farkını kaydedin: Ödeme günü ile iade günü arasındaki kur farkını ayrı bir satırda gösterin.
- Kayıtları eşleştirin: İade işlemini orijinal sipariş numarası ve işlem numarasıyla ilişkilendirin.
Takibi kolaylaştıran yöntemler
Az sayıda siparişte döviz hareketlerini bir tabloda takip etmek mümkündür; ancak sipariş sayısı arttıkça elle takip hata riskini yükseltir. Takibi kolaylaştırmak için şu yöntemleri değerlendirin:
- Sipariş numarasını referans olarak kullanın: Ödeme kuruluşuna gönderilen işlemlerde sipariş numarasının açıklama alanında yer almasını sağlayın.
- Hesap ekstrelerini düzenli indirin: Ödeme kuruluşundan gelen toplu aktarımların hangi siparişleri kapsadığını haftalık olarak kontrol edin.
- Döviz hesabı açın: Tahsilatı döviz hesabında tutmak, dönüşüm zamanlamasını sizin belirlemenizi sağlar.
- Muhasebe yazılımıyla eşleştirin: Siparişlerin ve tahsilatların muhasebe programınıza düzenli aktarılması, ay sonu mutabakatını kolaylaştırır.
AveksaSoft ile dövizli siparişlerin raporlanması
AveksaSoft e-ticaret altyapısında farklı para birimlerinde alınan siparişler, sipariş anındaki tutar ve para birimiyle birlikte kaydedilir. Yönetim panelindeki raporlar sayesinde döviz cinsinden satışlarınızı dönem bazında görebilir, muhasebe entegrasyonuyla kayıtlarınızı aktarabilirsiniz.
Çoklu para birimi ayarlarını ve raporlama özelliklerini incelemek için E-İhracat Rehberi sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
Ay sonu mutabakatı nasıl yapılır?
Her ayın sonunda mağaza panelindeki döviz satışlarını, ödeme kuruluşunun aktarım raporlarını ve banka hesap hareketlerini karşılaştırın. Bu üç kaynağın birbirini tutması, kayıtlarınızın doğru olduğunu gösterir. Aradaki farklar genellikle henüz aktarılmamış tahsilatlardan, iadelerden veya kur farklarından kaynaklanır.
Mutabakatı kolaylaştırmak için her aktarımın hangi siparişleri kapsadığını gösteren bir tablo tutun. Ödeme kuruluşu birden fazla siparişin tutarını tek bir aktarımla gönderiyorsa, aktarım tutarını sipariş bazında açarak hangi siparişin ne kadarının hesaba geçtiğini görebilirsiniz.
Ay sonunda henüz hesaba geçmemiş tahsilatları ayrı bir satırda gösterin. Bu tutarlar bir sonraki ayın mutabakatında kapanmalıdır. Uzun süre açık kalan bir tahsilat varsa, ödeme kuruluşuyla iletişime geçerek nedenini öğrenin.
Sık Sorulan Sorular
1. Döviz ile tahsilat için ayrı bir sanal POS gerekir mi?
Her zaman gerekmez. Bazı ödeme kuruluşları mevcut hesabınız üzerinden döviz işlem imkânı sunar. Ancak ayrı bir döviz hesabı ve döviz destekli ödeme kurulumu, kur dönüşümünü kontrol etmenizi kolaylaştırır.
2. Yurt dışına yapılan satışlarda KDV uygulanır mı?
Yurt dışındaki alıcılara yapılan satışlarda KDV uygulaması ihracatın türüne ve belgelendirme şekline göre değişir. Bu konuda kendi durumunuza uygun bilgiyi mali müşavirinizden almanız gerekir.
3. İadede oluşan kur farkını kim karşılar?
Müşteriye ödediği döviz tutarı aynen iade edilir. Bu nedenle ödeme ve iade günleri arasındaki kur farkı genellikle satıcının kayıtlarına kur farkı olarak yansır. Bu tutarın muhasebeleştirilmesini mali müşavirinizle birlikte planlayın.
