Ay sonunda siparişleri tek tek muhasebe programına girmek, faturaları toplu kesmek ve iadeleri hatırlamaya çalışmak; e-ticarette büyüyen her işletmenin bir noktada tıkandığı iştir. Muhasebe entegrasyonu, siparişin oluştuğu anda müşteri (cari) kaydını, satış faturasını ve stok hareketini muhasebe programına aktarır; iade ve iptaller de aynı yoldan izlenir. Ancak bu akış, kurulmadan önce hangi verinin nereden nereye ve hangi kuralla gideceği tanımlanmazsa, elle yapılan hataların otomatik ve toplu hâline dönüşür.
Bu rehberde ön muhasebe ve ERP entegrasyonunun rolünü, siparişten faturaya akışın adımlarını, cari, ürün ve fatura eşleştirmesini, KDV ve komisyon kayıtlarını, iade ve iptal akışını, e-fatura ile ilişkiyi, pazaryeri siparişlerinin aktarımını, mutabakatı, sık hataları ve canlıya alma kontrol listesini anlatıyoruz. Muhasebe ve vergi kurallarına ilişkin kararları mali müşavirinizle birlikte verin.
Ön muhasebe ve ERP entegrasyonunun rolü
Entegrasyon üç temel veriyi taşır: cari (müşteri ve tedarikçi kayıtları), stok (ürün kartları ve stok hareketleri) ve fatura (satış, iade, varsa alış). Ön muhasebe programları genellikle bu üçünü kapsar; ERP sistemleri ayrıca üretim, depo ve finans modülleriyle çalışır. Hangi yazılımla çalıştığınız, aktarımın kapsamını ve yönünü belirler. AveksaSoft paketlerinde ERP ve muhasebe bağlantıları Aveksa Pro’da, kurumsal ERP bağlantıları Aveksa Kurumsal’da proje bazlı değerlendirilir; kullandığınız yazılımı teklif öncesinde belirtin.
Siparişten faturaya akış
- Sipariş oluşur ve ödeme doğrulanır.
- Müşteri bilgisi muhasebede cari olarak bulunur veya oluşturulur.
- Sipariş satırları ürün kartlarıyla eşleştirilir.
- Satış faturası (veya e-fatura/e-arşiv) oluşturulur; fatura numarası siparişe yazılır.
- Stok hareketi işlenir.
- Tahsilat, ödeme yöntemine göre ilgili hesaba (banka, ödeme kuruluşu, kasa) kaydedilir.
Faturanın hangi anda kesileceğini (ödeme onayında mı, kargoya verildiğinde mi) ve kimin onayıyla aktarılacağını (otomatik mi, günlük onay listesinden mi) belirleyin. Otomatik aktarım hızlıdır; onaylı aktarım hatayı erken yakalar. Başlangıçta onaylı, güvendikten sonra otomatik düzen önerilir.
Cari eşleştirme
Her müşteri için muhasebede ayrı cari açmak, bireysel müşterilerde binlerce kayıt oluşturur. Yaygın yaklaşım: kurumsal müşteriler (vergi numaralı) için ayrı cari, bireysel müşteriler için tek toplu cari veya müşteri bazlı cari. Hangi yaklaşımın uygun olduğunu mali müşavirinizle belirleyin. Cari eşleştirmede anahtar genellikle vergi/kimlik numarası veya e-postadır; aynı müşterinin iki cari kaydı oluşmasını önleyen kural tanımlanmalıdır. Pazaryeri siparişlerinde cari, pazaryerinin kendisi mi yoksa son müşteri mi olacak? Bu karar pazaryerinin faturalama modeline bağlıdır.
Ürün kartı eşleştirmesi
Sitedeki her varyant, muhasebedeki bir stok kartıyla SKU veya barkod üzerinden eşleşmelidir. Muhasebede kartı olmayan ürün satıldığında aktarım hata verir veya yanlış karta yazılır. Yeni ürün eklendiğinde kartın hangi sistemde açılacağını (sitede açılıp muhasebeye mi gidecek, tersi mi) belirleyin. KDV oranı, birim ve ürün adı iki sistemde tutarlı olmalıdır. Paket ürünlerde (set) faturanın bileşen bazında mı, set bazında mı kesileceğini kararlaştırın.
KDV, kargo, indirim ve komisyon kayıtları
| Kalem | Dikkat edilecek |
|---|---|
| KDV | Farklı oranlı ürünler aynı siparişte; her satır kendi oranıyla aktarılmalı |
| Kargo ücreti | Ayrı satır olarak, kendi KDV oranıyla |
| Sepet indirimi / kupon | Satırlara orantılı dağıtım; fatura toplamı ödenen tutarla aynı olmalı |
| Ödeme kuruluşu komisyonu | Satış faturasında değil, kuruluşun kestiği gider faturasıyla |
| Pazaryeri komisyonu | Pazaryerinin düzenlediği hizmet faturasıyla, ayrı gider kaydı |
| Taksit vade farkı | Muhasebeleştirme yöntemi mali müşavirle belirlenmeli |
Fatura toplamının müşterinin ödediği tutarla kuruşuna kadar aynı olması gerekir; yuvarlama farkları en sık görülen uyumsuzluk nedenidir. Yeni bir kampanya türü başlatmadan önce örnek siparişin faturasını kontrol edin.
İade ve iptal akışı
Fatura kesilmeden iptal edilen sipariş yalnızca stok ve sipariş kaydını etkiler. Fatura kesildikten sonra iptal veya iade, belge türüne göre iptal veya iade faturası gerektirir. Kısmi iadelerde yalnızca iade edilen satır için belge düzenlenir; indirimin o satıra düşen payı hesaba katılır. Entegrasyonun iade belgesini otomatik mi oluşturduğunu, yoksa elle mi düzenleneceğini öğrenin ve her iade kaydına belge numarasını bağlayın. Geri ödeme hareketini de ilgili hesaba kaydedin.
e-Fatura ve e-arşiv ile ilişki
e-Belge, muhasebe programı veya ayrı bir entegratör üzerinden düzenlenebilir. Akış, belgeyi kimin oluşturduğuna göre değişir: site → muhasebe → entegratör mü, yoksa site → entegratör → muhasebe mi? Belgenin tek bir yerden oluşturulması ve numarasının hem siparişe hem muhasebe kaydına yazılması gerekir; iki sistemde çift belge oluşturulmasını önleyin. Alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığı kontrolü akışın hangi noktasında yapılacak, netleştirin.
Pazaryeri siparişlerinin aktarımı
Pazaryeri siparişleri siteye düşüyorsa aynı akışla muhasebeye aktarılabilir; ancak faturalama modeli farklı olabilir (pazaryerinin fatura kesmesi veya satıcının son müşteriye kesmesi). Pazaryeri komisyon ve hizmet faturaları gider olarak ayrıca kaydedilir; pazaryerinin hesabınıza aktardığı tutar, satış tutarından bu kesintiler düşülmüş hâlidir ve tahsilat kaydı buna göre yapılır. Kanal bazında ayrı kasa/banka hesabı tanımlamak mutabakatı kolaylaştırır.
Mutabakat rutini
Entegrasyon kurulu olsa da aylık mutabakat gerekir: sitedeki teslim edilen sipariş sayısı ve tutarı ile muhasebedeki satış faturaları; iade kayıtları ile iade belgeleri; ödeme kuruluşu ve pazaryeri ödeme raporları ile tahsilat kayıtları; sitedeki stok ile muhasebedeki stok (örneklem). Farkları listeleyip nedenlerini (aktarılmayan sipariş, çift kayıt, yuvarlama) bulun. İlk aylarda haftalık mutabakat, sorunları erkenden yakalar.
Sık yapılan hatalar
- Ürün kartları eşleşmeden canlıya geçmek
- İndirim ve kargoyu faturaya yansıtmamak, toplamın ödenen tutardan sapması
- Her bireysel müşteri için ayrı cari açıp kayıt sayısını şişirmek (veya tersi; mali müşavirle karar)
- Aynı siparişin iki kez aktarılması; benzersiz sipariş numarası kontrolü olmaması
- İade belgelerini elle düzenleyip siparişe bağlamamak
- Komisyon faturalarını gider olarak kaydetmeyi unutmak
- Muhasebe programı güncellendiğinde bağlantının bozulduğunu fark etmemek
Canlıya alma kontrol listesi
- Muhasebe programı API/erişim bilgileri ve yetkili kullanıcı hazır mı?
- Cari politikası (bireysel/kurumsal) mali müşavirle belirlendi mi?
- Tüm aktif ürünlerin stok kartı eşleşti mi? KDV oranları tutarlı mı?
- Fatura kesim anı ve onay düzeni belirlendi mi?
- Farklı KDV oranlı, indirimli, kargolu bir test siparişi doğru aktarıldı mı?
- İade senaryosu test edildi mi?
- Hata bildirimi ve günlük kontrol sorumlusu belli mi?
AveksaSoft ile muhasebe akışı
AveksaSoft paketleriyle kurulan mağazalarda siparişler fatura bilgileri, ödeme yöntemi ve durumlarıyla panelde tutulur ve dışa aktarılabilir; muhasebe/ERP bağlantıları ve e-fatura seçenekleri Aveksa Pro’da, kurumsal ERP bağlantıları Aveksa Kurumsal’da proje bazlı değerlendirilir. Kullandığınız muhasebe programını ve fatura kesim düzeninizi demo görüşmesinde paylaşırsanız aktarım kapsamı ve kurulum adımları netleştirilebilir.
Sık sorulan sorular
Fatura ne zaman kesilmeli: ödeme onayında mı, kargoda mı?
Yaygın uygulama ödemesi tamamlanmış siparişin kargoya verilmeden faturalanmasıdır; ancak mevzuat ve iş akışınıza göre mali müşavirinizle belirleyin.
Bireysel müşteriler için tek cari kullanabilir miyim?
Birçok işletme bu yolu kullanır; ancak raporlama ihtiyacınıza ve mali müşavirinizin görüşüne göre karar verin.
Pazaryeri komisyonu satış faturasına nasıl yansır?
Yansımaz. Komisyon, pazaryerinin size düzenlediği hizmet faturasıyla gider olarak kaydedilir; satış faturası tam tutarla kesilir.
